Idealna lokalizacja dla sali konferencyjnej – czyli jaka?

Osoba, która bierze na siebie odpowiedzialność za przygotowanie kluczowej konferencji, ma naprawdę trudny orzech do zgryzienia, bo jeżeli w tej konferencji ma wziąć udział większa ilość osób, musi ona jakoś tak zadziałać, aby każdą z tych osób zadowolić i aby żadna z nich nie zakończyła wydarzenia z grymasem na ustach. Na ten końcowy poziom zadowolenia wpłynie akurat wiele czynników. Kluczowa okaże się dla niego chociażby sama sala konferencyjna – jej wygląd, układ, oferowane przez nią udogodnienia, a także i jej lokalizacja. Gdzie takiej sali wypadałoby więc poszukać? Czy lepiej wynająć luksusowy nowoczesny obiekt w dużym mieście, czy może jednak zdecydować się na pałacowe pomieszczenie wygospodarowane w jakimś prawdziwym zamku? Aby znaleźć odpowiedź na to pytanie, najpierw wypadałoby określić ogólny charakter wydarzenia.

Typ wydarzenia ma znaczenie

Inaczej będą przecież wyglądać konferencje połączone chociażby z imprezami integracyjnymi, mające na celu zbliżenie do siebie pracowników, chociażby tych nowo zatrudnionych, a zupełnie inaczej będą wyglądać klasyczne spotkania biznesowe trwające maksymalnie kilka godzin i przeznaczone do wysnucia pewnych konkretnych wniosków czy przeprowadzenia większej bądź mniejszej burzy mózgów. Ten cel wydarzenia musi być znany od samego początku. Osoba, która je przygotowuje, musi mieć na nie jakiś pomysł i mieć w głowie jego konkretnego wyobrażenie. Musi wiedzieć po prostu, jak chce, by to wydarzenie dokładnie wyglądało. Potem wystarczy sprostać tej wizji. A nie będzie to wcale takie trudne.

Pierwsze koty za płoty

Zawsze warto też jeszcze na samym początku popatrzeć sobie na wszystkie sale konferencyjne i w ten sposób zobaczyć, co takiego ma się do wyboru. Nieraz nie da się sprostać wszystkim oczekiwaniom. Najważniejsze jest jednak to, by goście mogli w miarę swobodnie i szybko dotrzeć do miejsca wydarzenia, więc jeżeli przygotowuje się konferencję dla pracowników działających w łódzkiej korporacji, raczej niewskazane byłoby zapraszanie ich na imprezę zorganizowaną we Wrocławiu czy Warszawie. To pokazuje, że rzeczywiście lokalizacja sali konferencyjnej ma bardzo duże znaczenie. Mając ją mniej więcej określoną, można natomiast spisać sobie listę wszystkich miejsc, do których ma się dostęp, aby dopiero potem zacząć je analizować i ewentualnie spróbować je do siebie porównać.

Mniej oczywiste wybory

Czysto teoretycznie najlepszą lokalizacją dla wydarzenia będzie taka lokalizacja, która sprawi, że każda z zaproszonych osób dostanie się na salę konferencyjną w czasie krótszym niż jedna godzina. Od tej zasady są jednak pewne wyjątki. Akurat jeśli chodzi o imprezy integracyjne czy ogólnie rzecz biorąc wyjazdy firmowe połączone z zabawami czy integracją, w ich przypadku lokalizacja nie musi być aż tak mocno sprecyzowana. Czasem nawet i lepiej, jeżeli sala konferencyjna będzie położona znacznie dalej niżeli siedziba danej firmy. Dlaczego? Ponieważ pracownicy zwykle nabierają dużo większej ochoty do integrowania się między sobą w momencie, gdy przestają myśleć o pracy. W pobliżu jej siedziby byłoby o to trudno. Należy więc pozwolić im na całkowitą zmianę otoczenia, która zmieni ich nastawienie i sprawi, że sami nabiorą ochoty na to, by wykorzystać czas imprezy w stu procentach.

Motyw przewodni też ma znaczenie

Ostatnią rzeczą, na którą również warto by było zwrócić jakąś uwagę, będzie dopasowanie miejsca konferencji do ogólnego typu wydarzenia i jego motywu przewodniego. Każda impreza ten motyw powinna mieć. Oczywiście jeżeli chodzi o klasyczne proste konferencje, teoretycznie wszystkie sale konferencyjne mogą się na nie nadawać, ale wystarczy zwrócić uwagę na to, jakie tematy będą na nich omawiane, aby dojść do wniosku, że każdy z tych tematów może wymagać zupełnie innej oprawy. Impreza, na której będą prezentowane najbardziej innowacyjne dzieła współczesnej technologii, powinna raczej odbyć się w nowoczesnej placówce niżeli klasycznym pałacu. To dopasowanie jest jednak bardzo ważne.